Organizzare un evento: come trattare i giornalisti

Per le aziende  del vino - qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione - comunicare è un'esigenza irrinunciabile.

C'è chi si "arrangia" in casa, delegando a qualche componente della famiglia il compito di curare le relazioni con l'esterno (sia esso rappresentato dal cliente, il giornalista, il collega produttore, le istituzioni, i fornitori...).
Una scelta rispettabile, ma dagli esiti a volte incerti.

E c'è chi si affida ad un professionista, al quale però spesso si chiede, per contenere i costi, di curare allo stesso tempo sia l'ufficio stampa che le relazioni esterne (p.r.).

Ciò premesso, uno degli interrogativi che si pone un'azienda del vino quando organizza un evento al quale vuole invitare i rappresentanti dei media è: come devo trattarli?

• e' sufficiente offrire loro di trascorrere una giornata piacevole e/o rilassante e/o interessante?
• oppure devo pagarli per farli venire?

In questi ultimi anni il numero di eventi legati al mondo del vino è letteralmente esploso: si calcola che, in media, ogni giorno da nord a sud d'Italia si tengano oltre 30 eventi/manifestazioni.

Questo obbliga i giornalisti a fare continuamente delle scelte, non sempre facili, e il più delle volte determinate da altri, cioè dalle loro redazioni.

La risposta alla prima domanda pertanto è negativa.

Non basta che la giornata dell'evento aziendale prometta di essere glamour, piacevole, interessante, piena di bella gente, in un ambiente trendy/nuovo/poco noto, ecc.

Perchè un giornalista vi partecipi, in genere - le eccezioni sono numerose -  occorre che la cosa  generi un reddito (per lui/lei).

Occorre che possa trasformare in articolo, pezzo o servizio le ore che passerà in azienda (o dove questa l'ha invitato).

Occorre che trovi la notizia: qualcosa che il resto del mondo (non solo l'azienda e i suoi amici /clienti) è bene/opportuno che conosca o sappia.

Chiarito ciò, passiamo alla seconda domanda: "devo pagare i giornalisti per farli venire?"

Qui la risposta è: dipende.

Dipende da molteplici fattori.
Se l'azienda si trova a Siracusa, e il giornalista invitato abita a Bolzano (o peggio all'estero), un rimborso spese di viaggio (e permanenza, qualora l'ospitalità non fosse prevista) è in genere gradito. I giornali che rimborsano le trasferte ai propri collaboratori sono infatti pochissimi.

Viceversa, si può soprassedere  se l'azienda si trova in un raggio di chilometri ragionevole per il giornalista.

Se l'evento vale davvero la pena, il professionista dell'informazione è anche disposto a fare un piccolo investimento (e ad autofinanziarsi).

Nel caso però di troupe televisive...è meglio prendere accordi preventivi con la redazione, che saprà indicare la soluzione più conveniente.