Organizzare un evento: come scegliere la data

Succede a volte che un'azienda scelga di organizzare un evento per comunicare qualcosa: un premio, un nuovo vino, un nuovo assetto societario, un nuovo ingresso...qualcosa insomma che la riguarda da vicino, di cui è orgogliosa e che vuol far conoscere al mondo.

Uno dei primi interrogativi che in questo caso deve porsi è: quando conviene organizzarlo?

Uno dei segreti del successo - o del fallimento - dell'evento è infatti racchiuso nella scelta della data.
Non solo del periodo dell'anno: anche del giorno della settimana, persino dell'ora.

Naturalmente, molto dipende dalle persone che si vorranno invitare: nel caso dei giornalisti, è bene tener presente anche la distinzione tra collaboratore (o giornalista freelance) e redattore.

Il primo ha, in genere, una (discreta) libertà di movimento e di pianificazione del proprio tempo, ed è quindi (relativamente) più facile da coinvolgere; il secondo no.

In ogni caso, in un paese come il nostro, che mette in cantiere più di trenta eventi enogastronomici al giorno, di un livello (e un'importanza) che vanno dalla sagra di paese alla manifestazione internazionale, è praticamente impossibile scegliere una data "vuota": ci sarà sempre qualcosa che coincide proprio con quel giorno.

Per ridurre al minimo i...rischi di defezione degli operatori dell'informazione di settore però, qualche accorgimento può essere adottato.

• Evitare di organizzare qualsiasi cosa nei giorni delle maggiori kermesse vinicole e/o gastronomiche, dal Salone del Gusto, a Vinitaly, a Merano International Wine Festival, eccetera: l' ubi maior, minor cessat vale anche per gli eventi.
• Evitare di sovrapporre il proprio evento ad un altro più importante: in tempi di Vinitaly per esempio è a dir poco ingenuo pensare di poter "approfittare" della presenza dei giornalisti alla fiera per farli partecipare anche alla propria iniziativa. A meno che questa non sia davvero bellissima/originalissima, i rapporti con i giornalisti invitati strettissimi, e soprattutto...duri pochissimo!
• Se l'evento è programmato nel fine settimana, prevedere l'ospitalità anche per un eventuale partner: pretendere che una persona sacrifichi la sua vita privata anche nel week end, dopo essere stata in giro tutta la settimana, non è solo una cattiveria. E' stupido. In ogni caso, è consigliabile
• evitare di organizzare eventi nei fine settimana: per quanto amanti del proprio lavoro, i giornalisti non sono macchine, e il sabato o la domenica (pomeriggio o sera) possono aver voglia di fare qualcosa di completamente diverso (come dedicarsi al bricolage o suonare con il proprio gruppo jazz).
• Evitare le concomitanze: prima di stabilire una data, informarsi bene che nello stesso territorio non sia previsto nulla di altrettanto (o più) interessante e/o importante.

Detto ciò, è sempre bene mettere in preventivo che i giornalisti possono decidere di andare da un'altra parte - o esservi costretti -  anche all'ultimo momento, e pur avendo dato ampie rassicurazioni circa la propria partecipazione all'evento organizzato; è impossibile prevedere tutto.

E il dovere di cronaca ha sempre la precedenza su quello di presenza.